Conditions générales d'utilisation

Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après les « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Dépôt Sécurisé, accessible notamment via le site depot-securise.fr.

Dépôt Sécurisé est un service en ligne destiné aux professionnels (conseillers, agences, mandataires, notaires, etc.) pour collecter temporairement des documents sensibles auprès de leurs clients via un lien de dépôt sécurisé.

Dépôt Sécurisé met à disposition un espace de transit temporaire sécurisé permettant :

• la création de dossiers par un conseiller connecté ;
• la génération d'un lien personnel de dépôt pour le client ;
• le dépôt de fichiers au format PDF, JPG ou PNG ;
• l'application automatique d'un filigrane avant stockage ;
• la consultation des documents par le conseiller propriétaire du dossier ;
• la suppression automatique des fichiers au plus tard 72 heures après dépôt.

Le service ne constitue pas un coffre-fort numérique, un outil d'archivage légal ni une solution de conservation à long terme.

L'accès à la création et à la gestion des dossiers est réservé aux professionnels disposant d'un compte conseiller. L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes lors de l'inscription et à préserver la confidentialité de ses identifiants.

Dans sa version actuelle, l'abonnement payant est proposé aux seuls professionnels disposant d'un profil de facturation conforme, incluant la vérification du SIREN auprès d'une source publique officielle et une attestation sur l'honneur quant à l'activité professionnelle et aux pouvoirs de souscription.

Le conseiller est seul responsable des accès effectués depuis son compte, sauf preuve d'une utilisation frauduleuse non imputable à sa négligence grave.

Le conseiller crée un dossier en renseignant les informations utiles (notamment le nom du client et, le cas échéant, son adresse email) et en sélectionnant les documents attendus. Un lien de dépôt unique est alors généré pour transmission au client.

Ce lien est personnel, temporaire et ne doit pas être diffusé publiquement. Le conseiller demeure responsable du mode d'envoi du lien au client concerné.

Le conseiller s'engage notamment à :

• n'utiliser le service que pour des finalités professionnelles licites et proportionnées ;
• s'assurer de disposer d'une base légale appropriée pour collecter et traiter les données de ses clients ;
• informer le client déposant des modalités de traitement, dans le respect de la réglementation applicable ;
• ne demander que les documents strictement nécessaires à la finalité poursuivie ;
• traiter rapidement les documents reçus et ne pas utiliser Dépôt Sécurisé comme lieu de stockage durable.

En qualité de responsable de traitement pour les dossiers qu'il crée, le conseiller reste responsable de la conformité de ses propres obligations réglementaires.

Le client invité à déposer des documents via un lien personnel s'engage à :

• ne déposer que des documents qui lui sont demandés ;
• ne pas transférer son lien à un tiers non autorisé ;
• vérifier l'identité du professionnel à l'origine de la demande avant tout envoi ;
• utiliser des formats acceptés et des fichiers lisibles, non corrompus.

Seuls les formats PDF, JPG et PNG sont acceptés. Tout autre format peut être refusé par le service. Les images peuvent être converties en document PDF filigrané avant stockage.

Avant stockage, chaque fichier déposé fait l'objet d'un filigrane automatique comportant notamment l'identité du conseiller et la date de dépôt. Cette mesure vise à limiter la diffusion non autorisée des documents, sans garantir à elle seule l'absence de copie ou de partage par d'autres moyens.

Les fichiers déposés sont conservés pour une durée limitée, au plus tard 72 heures à compter du dépôt, sauf suppression anticipée par le conseiller, le client ou le système. Passé ce délai, les fichiers sont supprimés du stockage technique.

Certaines métadonnées ou traces d'activité peuvent être conservées plus longtemps pour assurer la traçabilité et la sécurité du service, conformément à la politique de confidentialité.

La suppression des fichiers peut intervenir automatiquement à l'expiration du délai, manuellement par les utilisateurs autorisés ou dans le cadre de la clôture d'un dossier. Dépôt Sécurisé ne garantit pas la récupération d'un fichier après suppression.

Dépôt Sécurisé est un espace de transit temporaire sécurisé. Il ne remplace pas :

• un coffre-fort numérique ou une solution d'archivage probatoire ;
• un outil de conservation légale ou réglementaire à long terme ;
• un conseil juridique, fiscal ou réglementaire.

Le conseiller demeure responsable de l'archivage définitif des documents qu'il souhaite conserver au-delà du transit proposé par la plateforme.

Dépôt Sécurisé est fourni selon les moyens techniques raisonnablement disponibles. Des interruptions, maintenances ou limitations temporaires peuvent survenir. Aucune disponibilité ininterrompue n'est garantie.

Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre pour protéger les données (stockage privé, accès restreint, filigrane, expiration, journalisation). Aucun système n'offre une sécurité absolue : l'utilisateur reconnaît les risques inhérents à l'usage d'Internet et de services cloud.

Dans les limites autorisées par la loi, la responsabilité de Dépôt Sécurisé ne saurait être engagée pour les dommages indirects, la perte de données imputable au conseiller ou au client, ou l'usage non conforme du service.

Le conseiller reste responsable des instructions qu'il donne, des dossiers qu'il ouvre et des documents qu'il collecte auprès de ses clients.

Dépôt Sécurisé se réserve le droit de suspendre ou supprimer un compte en cas de violation des présentes CGU, d'usage frauduleux, de menace pour la sécurité du service ou sur demande légale. Les données concernées seront traitées conformément aux obligations applicables et à la politique de confidentialité.

Les fonctionnalités, délais de conservation et présentes CGU peuvent évoluer. Les utilisateurs seront informés des modifications substantielles par les moyens appropriés. La poursuite de l'utilisation du service après mise à jour vaut acceptation des nouvelles conditions, sauf disposition contraire.

Les présentes CGU sont régies par le droit français. En cas de litige, et à défaut de résolution amiable, les tribunaux compétents seront déterminés selon les règles de droit commun, sous réserve des dispositions impératives applicables aux consommateurs le cas échéant.

Pour toute question, contactez l'éditeur du service à l'adresse suivante : contact@depot-securise.fr.