Un dossier clair
Les pièces attendues sont définies dès le départ et regroupées dans un seul dossier.
Solution de collecte documentaire
Une solution de collecte de documents clients simple et temporaire
Créez un dossier, indiquez les pièces attendues et partagez une page de dépôt sécurisée avec chaque participant. Les documents reçus sont filigranés, suivis séparément puis supprimés après expiration.
Centraliser la collecte sans multiplier les pièces jointes
Lorsque plusieurs clients, participants et justificatifs interviennent dans un même dossier, les échanges par e-mail deviennent vite difficiles à suivre. Une solution dédiée permet de savoir ce qui a été demandé, reçu, traité ou refusé sans mélanger les personnes ni conserver des copies dispersées.
Un lien par participant
Chaque personne accède uniquement à son propre espace et aux documents qui la concernent.
Un suivi jusqu’à l’expiration
Le professionnel visualise les statuts, traite les fichiers, puis leur conservation temporaire prend fin automatiquement après expiration.
Comment fonctionne la collecte de documents en ligne
Le parcours sépare clairement la préparation du dossier, le dépôt par le client et le traitement par le professionnel.
Créez le dossier
Renseignez l’opération, ajoutez les participants et préparez la liste des pièces nécessaires.
Définissez les documents attendus
Chaque participant voit uniquement les documents qui lui sont demandés.
Partagez les liens personnels
Copiez le lien ou envoyez-le directement au client depuis le dossier.
Recevez les versions filigranées
Le client dépose sans compte. Les fichiers sont filigranés automatiquement puis associés au bon participant.
Suivez puis clôturez
Marquez les pièces comme traitées ou non conformes, puis laissez les fichiers expirer automatiquement.
Les fonctions utiles au quotidien
Dossiers multi-participants
Plusieurs participants distincts peuvent être regroupés dans une même opération.
Documents demandés par personne
Chaque participant reçoit une liste adaptée à son rôle.
Dépôt sans compte client
Le client utilise son lien personnel sans créer de compte.
Filigranage automatique
Seule la version filigranée est conservée après le traitement du dépôt.
Statuts de traitement
Reçu, traité ou non conforme : le suivi reste lisible.
Suppression après expiration
Les fichiers sont conservés temporairement puis supprimés automatiquement après 72 heures.
Une page de dépôt sécurisée pour chaque participant
Le formulaire de dépôt sécurisé présente au client son nom, son dossier et les pièces qui lui sont demandées. Il ne voit ni les informations ni les fichiers des autres participants. Pour comprendre comment fonctionne une page de dépôt sécurisée, un guide pratique détaille le parcours et les critères à vérifier.
- accès par lien personnel
- aucune création de compte
- documents attendus clairement identifiés
- possibilité de déposer une nouvelle version
- temps restant avant expiration visible
- isolation entre les participants
Des usages adaptés aux professionnels qui demandent régulièrement des pièces
Immobilier
Pièces d’identité, titres de propriété, avis d’imposition, justificatifs de domicile et documents liés à une vente ou une location.
Courtage
Pièces d’identité, justificatifs de revenus, relevés, avis d’imposition et éléments nécessaires à l’étude d’un financement.
Expertise comptable
Pièces d’identité, documents d’entreprise et justificatifs transmis au cabinet pour constituer ou compléter un dossier.
Collecte, transfert et archivage répondent à des besoins différents
Utile pour des échanges ponctuels, mais difficile à suivre lorsque les pièces et les participants se multiplient.
Outil de transfert
Pratique pour envoyer rapidement des fichiers, sans nécessairement gérer les pièces attendues ou les statuts.
Espace de collecte dédié
Adapté lorsqu’il faut demander des documents précis, séparer les participants et suivre la réception.
Coffre-fort ou archivage
Destiné à un besoin de conservation longue, structurée ou probatoire. Ce n’est pas le rôle de Dépôt Sécurisé.
Un espace de transit temporaire, pas un coffre-fort numérique
Dépôt Sécurisé sert à recevoir, filigraner, suivre et traiter temporairement des documents. Le service ne remplace pas un système d’archivage, un coffre-fort numérique ou les procédures internes du professionnel.
- seule la version filigranée est conservée
- les fichiers expirent et sont supprimés automatiquement après 72 heures
- le professionnel reste responsable de la finalité, des pièces demandées et de leur conservation éventuelle en dehors du service
Questions fréquentes
- Qu’est-ce qu’une solution de collecte de documents clients ?
- C’est un espace dédié permettant de demander des pièces précises, de distinguer les participants et de suivre ce qui a été reçu. Contrairement à un simple transfert de fichiers, la collecte organise le dossier autour des documents attendus.
- Le client doit-il créer un compte ?
- Non. Chaque participant reçoit un lien personnel et peut déposer les documents qui lui sont demandés sans créer de compte.
- Peut-on gérer plusieurs participants dans un même dossier ?
- Oui. Les participants sont séparés dans le dossier et chacun dispose de son propre lien, de sa propre liste de pièces et de son propre suivi.
- Que deviennent les fichiers déposés ?
- Les fichiers sont traités et filigranés automatiquement. Seule la version filigranée est conservée temporairement, puis supprimée après expiration.
- Dépôt Sécurisé est-il un coffre-fort numérique ?
- Non. Dépôt Sécurisé est un espace de transit temporaire. Il ne fournit ni archivage probatoire, ni conservation permanente.
- Quels formats de documents sont acceptés ?
- Les formats PDF, JPG et PNG sont acceptés, dans les limites techniques indiquées au moment du dépôt.
Centralisez votre prochaine collecte de documents
Créez un dossier, partagez des liens personnels et suivez les pièces reçues sans disperser les échanges.